Obvykle při fakturaci chybují začínající OSVČ. Ale občas se setkáte se špatně vystaveným dokladem i od zkušenějšího podnikatele. Hlavní příčinou chyb je vytváření faktur manuálně – v programech jako Excel nebo Word. Sepsali jsme seznam nejčastějších nepřesností na fakturách.

Záměna dodavatele s odběratelem

Odběratelem je zákazník a dodavatelem ten, kdo vystavuje fakturu. Přesný seznam údajů o obou subjektech, které pro správné vystavení faktury vyžaduje legislativa, se liší v závislosti na právní formě.

OSVČ poskytující služby nebo prodávající zboží o sobě musí na faktuře uvést alespoň jméno, adresu podnikání a IČ.

Nekonkrétní předmět plnění

Fakturované služby nebo zboží musí být popsané detailně. Je to důležité zejména pro odběratele, který v případě interního nebo externího auditu prokazuje, za co dodavateli vyplatil peníze.

Dobrá praxe zní: buďte co nejkonkrétnější. Pokud fakturujete za administrativní práci, uveďte, o jaký typ činnosti se jednalo, a k faktuře přiložte i výkaz hodin.

Přerušená číselná řada

Každý vystavený doklad má unikátní číslo a jednotlivé faktury na sebe musí navazovat. Pokud na živnostníka přijde kontrola z finančního úřadu, bude ji zajímat, jestli v seznamu dokladů nějaký nechybí.

Pravidla umožňují vést i několik číselných řad dokladů najednou. Ale je nezbytné, aby podnikatel dodržoval posloupnost – po faktuře 2022005 tedy vystavte 2022006. Pokud si OSVČ uvědomí chybu, je žádoucí vystavit opravný doklad.

Nečitelný doklad

Problém, který nastává při tisku a vystavování faktur ručně. Písmo nejde přečíst nebo doklad časem vybledne od slunečních paprsků.

Počítejte s tím, že i neplátci DPH, kteří nevedou účetnictví (tj. podnikatelé, kteří plní méně povinností než ostatní), archivují daňové doklady alespoň 3 roky. Nečitelný doklad bude při kontrole problém.

Chyby v DPH

Pokud faktury vystavuje plátce DPH, vztahují se na něho přísnější pravidla. Nejčastěji podnikatelé chybují u data uskutečnění zdanitelného plnění – u zboží je to den skutečného dodání, u služeb den skutečného poskytnutí (v legislativě je však hodně výjimek). Od data vystavení faktury k datu uskutečnění zdanitelného plnění nesmí uběhnout více než 15 dnů.

Faktura zaslaná na špatnou adresu

Zbytečná nepřesnost, kvůli které se podnikatelé diví, že jim odběratel neplatí. Je dobrou praxí si ve smlouvě nebo objednávce sjednat e-mailovou adresu, na kterou živnostník pošle vystavenou fakturu.

Nejvíc chyb vzniká při vystavování faktur ve wordu nebo excelu

Podnikatelé často používají šablony, které různě upravují – záměrně i omylem. Na fakturách pak chybí důležité informace a nepřesnosti se propisují do všech vystavených faktur.

Pokud se chystáte vystavit vlastní fakturu, zkuste speciální program na faktury. Veškeré náležitosti ohlídá za vás a budete mít jistotu, že máte doklady v pořádku.